Faturação: cinco erros frequentes que custam dinheiro às PME
Pequenos descuidos na fatura que se transformam em IVA perdido, coimas e atrasos de pagamento
Uma fatura mal emitida raramente é só um problema administrativo. Afeta a dedução de IVA, a relação com o cliente e a sua tesouraria.
Na maioria das PME, os problemas de faturação repetem-se pelas mesmas razões. Estes são os cinco que encontramos com mais frequência.
1. Dados do cliente incompletos
Sem o NIF correto e a morada, o cliente pode não conseguir deduzir o IVA, e a fatura pode ser contestada. Valide os dados antes de emitir, não depois.
2. Taxa de IVA ou isenção mal aplicada
Operações com clientes noutros Estados-Membros, serviços isentos ou inversão do sujeito passivo pedem a menção legal correta. Uma taxa errada obriga a retificar e a corrigir declarações.
3. Emitir fora de prazo
A fatura deve ser emitida dentro do prazo legal após a prestação do serviço ou a entrega dos bens. Faturar "quando houver tempo" atrasa o recebimento e cria desfasamentos no IVA.
4. Não comunicar nem arquivar
Os documentos têm de ser comunicados à Autoridade Tributária e conservados pelo período legal. Um processo de arquivo simples poupa horas em caso de inspeção.
5. Sem acompanhamento dos pagamentos
Emitir é metade do trabalho. Sem uma lista de faturas em aberto e lembretes regulares, os atrasos acumulam-se e a tesouraria sofre.
Boas práticas
- Use software de faturação certificado e modelos pré-configurados.
- Defina uma rotina semanal de revisão das faturas em aberto.
- Envie ao contabilista os documentos todos os meses, não só no fecho do trimestre.
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